會議，通常是指將特定范圍的人員召集在一起，對某些專門問題進行研究、討論，有時還需作出決定的一种社會活動的形式。在處理日常性行政事務時，各級政府部門往往召開各种會議。
不論是召集、組織會議，還是參加會議，為會議服務，基層公務員都有一些基本守則、規矩必須遵守。此類与會議相關的守則、規矩，就包括會議禮儀。會議禮儀的關鍵性內容有會務性工作、會場的排座、會風的端正等三項。
一、會務性工作
但凡正規的會議，均須進行縝密而細致的組織工作。具体而言，會議的組織工作，在其進行前、進行時与進行后又各有不同的要求。凡此种种，均可稱為會務工作。負責會務工作的基層公務員，在其具体工作之中，一定要遵守常規，講究禮儀，細致嚴謹，作好准備。
(一)會議之前
在會議的种种組織工作中，以會前的組織工作最為關鍵。它在大体上包括以下四個不同的方面。
1.會議的籌備。舉行任何會議，皆須先行确定其主題(包括會議名稱)。這是會前有關領導集体已經确定了的。負責籌備會議的工作人員，則應圍繞會議主題，將領導議定的會議的規模、時間、議程等組織落實。通常要組成專門班子，明确分工，責任到人。
2.通知的擬發。按常規，舉行正式會議均應提前向与會者下發會議通知。它是指由會議的主辦單位發給所有与會單位或全体与會者的書面文件，同時還包括向有關單位或嘉賓發的邀請函件。基層公務員在這方面主要應做好兩件事。
其一，擬好通知。會議通知一般應由標題、主題、會期、出席對象、報到時間、報到地點以及与會要求等七項要點組成。擬寫通知時，應保証其完整而規范。
其二，及時送達。下發會議通知，應設法保証其及時送達，不得耽擱延誤。
3.文件的起草。會議上所用的各种文件材料，一般應在會前准備妥當。需要認真准備的會議文件，主要有會議的議程、開幕詞、閉幕詞、主題報告、大會決議、典型材料、背景介紹等。有的文件應在与會者報到時就要下發。
4.常規性准備。負責會務工作時，往往有必要對一些會議所涉及的具体細節問題，做好充分的准備工作。
其一，做好會場的布置。對于會議舉行的場地要有所選擇，對于會場的桌椅要根据需要作好安排，對于開會時所需的各种音響、照明、投影、攝像、攝影、錄音、空調、通風設備和多媒体設備等，應提前進行調試檢查。
其二，根据會議的規定，与外界搞好溝通。比如向有關新聞部門、公安保衛部門進行通報。
其三，會議用品的采辦。有時，一些會議用品，如紙張、本冊、筆具、文件夾、姓名卡、座位簽以及飲料、聲像用具，還需要補充、采購。
(二)會議期間
負責會議具体工作的基層公務員，一絲不苟地做好下列工作。
1.例行服務。會議舉行期間，一般應安排專人在會場內外負責迎送、引導、陪同与會人員。對与會的貴賓以及老、弱、病、殘、孕者，少數民族人士、宗教界人士、港澳台同胞、海外華人和外國人，往往還須進行重點照顧。對于与會者的正當要求，應有求必應。
2.會議簽到。為掌握到會人數，嚴肅會議紀律，凡大型會議或重要會議，通常要求与會者在入場時簽名報到。會議簽到的通行方式有三：一是簽名報到，二是交券報到，三是刷卡報到。負責此項工作的人員，應及時向會議的負責人進行通報。
3.餐飲安排。舉行較長時間的會議，一般會為与會者安排會間的工作餐。与此同時，還應為与會者提供衛生可口的飲料。會上所提供的飲料，最好便于与會者自助飲用，不提倡為其頻頻斟茶續水。那樣做往往既不衛生、安全，又有可能妨礙對方。如果必要，還應為外來的与會者在住宿、交通方面提供力所能及、符合規定的方便條件。
4.現場記錄。凡重要的會議，均應進行現場記錄，其具体方式有筆記、打印、錄入、錄音、錄像等。可單用某一种，也可交叉使用。
負責手寫筆記會議記錄時，對會議名稱、出席人數、時間地點、發言內容、討論事項、臨時動議、表決選舉等基本內容要力求做到完整、准确、清晰。
5.編寫簡報。有些重要會議，往往在會議期間要編寫會議簡報。編寫會議簡報的基本要求是快、准、簡。快，是要求其講究時效；准，是要求其准确無誤；簡，則是要求文字精煉。
(三)會議之后
會議結束，應做好必要的后續性工作，以便使之有始有終。后續性工作大致包括三項：
1.形成文件。這些文件包括會議決議、會議紀要等。一般要求盡快形成，會議一結束就要下發或公布。
2.處理材料。根据工作需要与有關保密制度的規定，在會議結束后應對与其有關的一切圖文、聲像材料進行細致的收集、整理工作。收集、整理會議的材料時，應遵守規定与慣例，應該匯總的材料，一定要認真匯總；應該存檔的材料，要一律歸檔；應該回收的材料，一定要如數收回；應該銷毀的材料，則一定要仔細銷毀。
3.協助返程。大型會議結束后，其主辦單位一般應為外來的与會者提供一切返程的便利。若有必要，應主動為對方聯絡、提供交通工具，或是替對方訂購、确認返程的机票、船票、車票。當團隊与會者或与會的特殊人士离開本地時，還可安排專人為其送行，并幫助其托運行李。
二、會場的排座
舉行正式會議時，通常應事先排定与會者，尤其是其中重要身份者的具体座次。越是重要的會議，它的座次排定往往就越受到社會各界的關注。對有關會場排座的禮儀規范，基層公務員不但需要有所了解，而且必須認真遵守。在實際操辦會議時，由于會議的具体規模多有不同，因此其具体的座次排定便存在一定的差异。
(一)小型會議
小型會議，一般指參加者較少、規模不大的會議。它的主要特征，是全体与會者均應排座，不設立專用的主席台。小型會議的排座，目前主要有以下三种具体形式。
1.自由擇座。它的基本做法，是不排定固定的具体座次，而由全体与會者完全自由地選擇座位就座。
2.面門設座。它一般以面對會議室正門之位為會議主席之座。其他的与會者可在其兩側自左而右地依次就座。
3.依景設座。所謂依景設座，是指會議主席的具体位置，不必面對會議室正門，而是應當背依會議室之內的主要景致之所在，如字畫、講台等。其他与會者的排座，則略同于前者。
(二)大型會議
大型會議，一般是指与會者眾多、規模較大的會議。它的最大特點，是會場上應分設主席台与群眾席。前者必須認真排座，后者的座次則可排可不排。
1.主席台排座。大型會場的主席台，一般應面對會場主入口。在主席台上的就座之人，通常應當与在群眾席上的就座之人呈面對面之勢。在其每一名成員面前的桌上，均應放置雙向的桌簽。
主席台排座，具体又可分作主席團排座、主持人座席、發言者席位等三個不同方面的問題。
其一，主席團排座。主席團，在此是指在主席台上正式就座的全体人員。國內目前排定主席團位次的基本規則有三：一是前排高于后排，二是中央高于兩側，三是左側高于右側。具体來講，主席團的排座又有單數与雙數的區分。
其二，主持人座席。會議主持人，又稱大會主席。其具体位置之所在有三种方式可供選擇：一是居于前排正中央；二是居于前排的兩側；三是按其具体身份排座，但不宜令其就座于后排。
其三，發言者席位。發言者席位，又叫做發言席。在正式會議上，發言者發言時不宜就座于原處發言。發言席的常規位置有二：一是主席團的正前方(見圖十九)，二是主席台的右前方(見圖二十)。
2.群眾席排座。在大型會議上，主席台之下的一切座席均稱為群眾席。群眾席的具体排座方式有二。
其一，自由式擇座。即不進行統一安排，而由大家各自擇位而坐。
其二，按單位就座。它指的是与會者在群眾席上按單位、部門或者地位、行業就座。它的具体依据，既可以是与會單位、部門的漢字筆划的多少、漢語拼音字母的前后，也可以是其平時約定俗成序列。按單位就座時，若分為前排后排，一般以前排為高，以后排為低；若分為不同樓層，則樓層越高，排序便越低。
在同一樓層排座時，又有兩种普遍通行的方式：一是以面對主席台為基准，自前往后進行橫排，二是以面對主席台為基准，自左而右進行豎排。
三、會風的端正
端正會風，基層公務員也應盡到自己的責任。
(一)改進會風
端正會風，一般應從改進會風做起。
1.反對形式主義。開會絕不能搞形式主義，不能將會議的大小、次數的多少等同于自己的政績。要提倡少開會、開小會，不開可有可無的會。
2.嚴格控制會議。從根本上來講，應在總体上改進會議形式、提高會議質量的同時，從總量上對會議加以嚴格而具体的控制。標准要清，執行要嚴，檢查要細，處罰要重，重在形成制度。
3.禁止鋪張浪費。對于開會講排場、鋪張浪費、假公濟私者，尤其是借開會之机大吃大喝、濫發禮品、公費旅游者，則應依照党紀、政紀乃至法律，從嚴查處。
(二)提高效率
提高會議效率，意即召開會議時，應努力節省時間、人力、物力和財力，并力爭取得較為圓滿的成果。一般認為，提高會議效率的行之有效的辦法有四條：
1.集中主題。一次會議，最好選定一個單一而明确的主題。万一有必要同時安排多項重要內容，也應力求有主有次，主題鮮明。
2.改進形式。允許開會的具体形式靈活多樣，重在看其有無收效，能否解決問題。提倡利用電視、電話、廣播、互聯网等現代化媒体舉行會議。
3.壓縮內容。應刪除一切可有可無的會議內容。一般性質的內容，可采用書面材料。盡量避免領導人“陪會”。
4.限定時間。對于會議的起止時間、休息時間、發言時間、討論時間，應有明确規定，并嚴格執行。力戒拖沓。
(三)嚴守會紀
出席會議時，每一位基層公務員均應嚴守會議紀律，以“從我做起”來切實端正會風。
1.遵守時間。參加會議時，一定要嚴格地、自覺地遵守有關會議時間的具体規定。
其一，准時到會，不得無故遲到、缺席。其二，正點開會。規定的開會時間一到，即應准點開會。其三，限時發言。不僅要限定發言人數，還應規定其所用時間的長短。其四，到點散會。規定的會議結束時間一到，如沒有特殊原因，即應宣布散會。
2.維持秩序。在會議舉行期間，基層公務員應自覺地維護會場的正常秩序，确保其順利進行。
其一，各就各位。出席正式會議時，應在指定之處就座。未獲許可時，不要自由擇座，爭座搶座；不得東游西逛，中途退場。
其二，保持安靜。會場的安靜，是會議順利進行的基本條件。除正常的鼓掌發言外，嚴禁出現任何噪音。
其三，遵守規定。對有關禁止錄音、錄像、拍照、吸煙以及使用移動電話等會議的具体規定，應認真予以遵守。
3.專心听講。參加會議時，基層公務員應認真而專注地听取一切發言。
其一，一心一意。當他人發言時，不允許心不在焉，更不得公然忙于他事。
其二，支持他人。當自己听取他人發言時，除适當地進行筆記外，應注視對方，并在必要時以點頭、微笑或掌聲表達對對方的支持之意。
|
|
